Notice de protection des données – Voyages
Procap Suisse organise des voyages, séjours, événements et activités destinés à des personnes en situation de handicap. Dans le cadre de cette mission, des données personnelles – y compris des données sensibles – doivent être collectées, traitées et, dans certains cas, transmises à des tiers. Cette notice vise à informer de manière transparente les participants, leurs représentants légaux et les accompagnants, sur la manière dont leurs données sont traitées conformément à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD), en vigueur depuis le 1er septembre 2023.
Lorsque le traitement des données personnelles relève du champ d’application du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne – par exemple dans le cadre de séjours impliquant des personnes domiciliées dans l’UE ou la collaboration avec des prestataires européens – Procap Suisse applique également les principes et exigences prévus par le RGPD, dans la mesure de leur applicabilité.
Cette notice spécifique complète les différentes notices de protection des données de Procap Suisse (disponibles sur le site : procap.ch ou sur demande), ainsi que la notice de protection des données relatives aux collaborateurs de Procap Suisse.
Afin d’alléger la lecture, le masculin est utilisé dans ce document pour désigner indifféremment les personnes de tout genre. Cette rédaction inclut naturellement les formes féminines et non binaires, conformément aux principes d’égalité de traitement en vigueur au sein de Procap Suisse.
Table des matières: Notice de protection des données – Procap voyages
- 1. Responsable du traitement
- 2. Catégories de données traitées
- 3. Finalités du traitement
- 4. Base légale du traitement
- 5. Destinataires des données
- 6. Transfert de données à l’étranger
- 7. Durée de conservation
- 8. Droits des utilisateurs du site
- 9. Sécurité des données
- 10. Modification de la présente notice
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre des séjours, voyages ou activités organisés par Procap Suisse est l’association Procap Suisse (ci-après aussi : nous) dont le siège est sis à Frohburgstrasse 4, 4600 Olten. L’adresse de contact pour toute question relative à la protection des données est : info@procap.ch.
Dans certains cas, les sections régionales et les groupes sportifs autonomes peuvent également agir en qualité de responsables conjoints ou indépendants du traitement, notamment lorsqu’elles prennent en charge l’organisation ou la coordination directe de certaines activités. Lorsque tel est le cas, cette information est communiquée de manière transparente au moment de l’inscription ou du déroulement de l’événement.
2. Catégories de données traitées
Dans le cadre de l’organisation de séjours, voyages ou activités encadrées, Procap Suisse traite uniquement les données personnelles nécessaires à la préparation, à l’encadrement, à la sécurité et à la gestion administrative des participants. Ces données peuvent inclure des informations d’identification (nom, prénom, date de naissance), des coordonnées de contact (adresse, téléphone, e-mail), des données liées à l’organisation (préférences de voyage, hébergement, besoins d’accompagnement), ainsi que des informations contractuelles ou financières (facturation, assurance, remboursement).
Lorsque cela est nécessaire pour garantir un accompagnement adapté à la situation particulière du participant, Procap Suisse peut également traiter des données sensibles, telles que des informations médicales (état de santé, traitements en cours, allergies, restrictions alimentaires), des limitations fonctionnelles, ou des besoins spécifiques en matière de mobilité, d’autonomie ou de soins. Ces données sont collectées avec le consentement de la personne concernée (ou de son représentant légal), dans le respect du principe de proportionnalité, et uniquement lorsque leur traitement est indispensable au bon déroulement de l’activité.
Enfin, dans le cadre de l’organisation logistique ou juridique, certaines données administratives peuvent également être collectées, notamment les coordonnées de curateurs, représentants légaux ou accompagnants.
3. Finalités du traitement
Les données personnelles sont collectées et traitées à des fins déterminées au préalable, explicites et légitimes, conformément aux principes de la LPD. Elles sont collectées et traitées par Procap Suisse exclusivement dans le but de permettre l’organisation, la gestion et la réalisation de séjours, voyages, événements ou activités destinés à des personnes en situation de handicap. Cela comprend la préparation logistique des déplacements, la réservation des hébergements, l’organisation des repas, des soins éventuels, des activités adaptées, ainsi que la gestion des inscriptions, des accompagnements, et du suivi administratif ou financier.
Les traitements de données médicales ou sociales sont exclusivement réalisés pour permettre l’organisation de conditions de voyage adaptées à la situation du participant, garantir sa sécurité et son bien-être, et assurer un accompagnement conforme à ses besoins spécifiques. Ces informations permettent notamment de prévoir les aides à la mobilité, les régimes alimentaires, les traitements médicaux, ou encore les encadrements personnalisés nécessaires.
Lorsque certaines données sont collectées via des formulaires en ligne (p. ex. pour les inscriptions aux voyages), les principes décrits dans la notice de protection des données Site Internet & Cookies de Procap Suisse s’appliquent également.
Enfin, certaines données peuvent également être utilisées à des fins de communication interne (rapports d’activité, statistiques, évaluations), de documentation institutionnelle ou de gestion de litiges, dans le respect du principe de proportionnalité.
4. Base légale du traitement
Les traitements de données réalisés dans le cadre des voyages, séjours ou activités encadrées reposent sur plusieurs bases légales prévues par la LPD. En premier lieu, ils sont justifiés par la nécessité d’exécuter les prestations convenues, conformément à l’article 31 al. 2 let. a LPD, notamment lorsqu’un participant s’inscrit à une activité proposée par Procap Suisse.
Lorsque le traitement concerne des données sensibles – en particulier des données de santé – il repose soit sur le consentement explicite de la personne concernée ou de son représentant légal (art. 6 al. 7 LPD), soit sur un intérêt public ou privé prépondérant, notamment lorsqu’il est nécessaire de garantir la sécurité, la santé ou l’accompagnement adapté d’un participant au cours de l’activité (art. 31 al. 2 let. a et b LPD).
Dans certains cas, des obligations légales ou contractuelles peuvent également justifier la collecte et la conservation de données, notamment en lien avec des assurances, des obligations comptables, ou la sécurité des participants.
L’ensemble de ces bases légales est dûment documenté dans le registre des activités de traitement tenu par Procap Suisse, conformément à l’article 12 LPD.
En tout état, Procap Suisse s’assure que chaque traitement repose sur une base légale claire et documentée, dans le respect du principe de transparence prévu par l’article 19 LPD.
5. Destinataires des données
L’accès aux données personnelles collectées dans le cadre des séjours et activités organisés par Procap Suisse est strictement limité aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Cela concerne principalement les collaborateurs internes de Procap chargés de l’organisation, de la planification, de l’encadrement ou du suivi administratif des voyages.
Dans certains cas, des données peuvent être transmises à des prestataires externes intervenant pour le compte de Procap Suisse, tels que des agences de voyage, des compagnies de transport, des hébergeurs, des prestataires médicaux, des assureurs ou des accompagnants mandatés. Ces tiers n’ont accès qu’aux informations strictement nécessaires à l’exécution de leur mission, et sont contractuellement tenus de respecter des engagements de confidentialité et de sécurité équivalents à ceux imposés par la LPD.
Si des autorités publiques, des établissements de santé ou des partenaires institutionnels doivent être informés pour des raisons de sécurité, de droit social ou d’assistance juridique, les données sont transmises conformément aux exigences légales, en veillant à limiter l’information à ce qui est strictement nécessaire.
En aucun cas les données personnelles ne sont cédées ou commercialisées par Procap Suisse.
6. Transfert de données à l’étranger
Dans certains cas, notamment lors de voyages à l’étranger ou lors de l’utilisation de services numériques (réservations en ligne, outils cloud, plateformes de communication), certaines données personnelles peuvent être transmises à des prestataires ou partenaires situés hors de Suisse.
Lorsque ces transferts ont lieu vers un pays reconnu par le Préposé fédéral à la protection des données (PFPDT) comme disposant d’un niveau de protection adéquat, ils sont effectués librement, dans le respect de la législation en vigueur.
Si les données doivent être transférées vers un pays qui ne figure pas sur la liste des États disposant d’un niveau de protection adéquat, Procap Suisse met en place des garanties contractuelles appropriées, notamment en recourant aux clauses contractuelles types (SCC) reconnues par le PFPDT. Lorsque cela est requis, une analyse d’impact relative au transfert (TIA) est également réalisée afin d’évaluer les risques résiduels liés à ce transfert. Lorsque le transfert est également soumis au RGPD, les exigences du Chapitre V du RGPD sont également prises en compte, notamment en matière de garanties supplémentaires et d’analyse d’impact.
En tout état, Procap Suisse veille à ce que la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données soient garanties, quel que soit le lieu de traitement.
7. Durée de conservation
Les données personnelles collectées dans le cadre des séjours, voyages ou activités encadrées sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été recueillies, ou aussi longtemps qu’une obligation légale ou contractuelle l’impose.
Les données relatives à l’organisation logistique, à l’inscription, à l’hébergement, aux déplacements ou à la facturation sont en principe conservées pendant une durée de dix ans, conformément aux exigences du droit fiscal et du droit comptable.
Les données sensibles, en particulier les informations médicales ou sociales nécessaires à l’accompagnement individuel, sont quant à elles conservées pour une durée strictement limitée, généralement jusqu’à la fin du séjour, sauf en cas d’obligation légale de conservation plus longue ou d’existence d’un intérêt légitime, notamment en matière de traçabilité, de sécurité ou de gestion de litiges. Ces données sont ensuite supprimées ou rendues anonymes, selon des procédures internes sécurisées.
Procap Suisse procède régulièrement à une évaluation de la nécessité de conserver les données, en appliquant le principe de proportionnalité et en limitant leur conservation à ce qui est strictement requis.
8. Droits des utilisateurs du site
Toute personne participant à un voyage ou une activité organisée par Procap Suisse dispose de droits garantis par la LPD. Elle peut à tout moment demander des informations sur les données personnelles la concernant, telles que la nature des données collectées, les finalités poursuivies, les destinataires éventuels ou encore la durée de conservation. Elle a également le droit de demander la rectification de données inexactes, de s’opposer à certains traitements non justifiés ou d’exiger, dans certains cas, l’effacement de ses données lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires ou sont traitées de manière illicite.
Lorsque le traitement repose sur le consentement – notamment pour des données sensibles – celui-ci peut être retiré à tout moment. Ce retrait n'affecte toutefois pas la licéité des traitements effectués avant cette révocation.
Les personnes concernées peuvent exercer ces droits en adressant une demande à Procap Suisse, par courrier à Frohburgstrasse 4, 4600 Olten, ou par voie électronique à l’adresse : info@procap.ch. Procap Suisse s’engage à traiter chaque demande de manière confidentielle et dans les meilleurs délais.
En cas de désaccord ou si la personne estime que ses droits n’ont pas été respectés, elle peut également s’adresser à l’autorité de contrôle compétente, à savoir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), dont le siège se trouve au Feldeggweg 1, 3003 Berne, et dont les informations sont disponibles sur le site : edoeb.admin.ch Ouverture du lien dans une nouvelle fenêtre..
9. Sécurité des données
Procap Suisse met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles traitées dans le cadre de ses voyages et activités encadrées. Ces mesures visent à prévenir tout accès non autorisé, toute perte accidentelle, toute modification non désirée ou toute divulgation abusive des données.
Concrètement, les données sont protégées au moyen de systèmes de sécurité informatiques adaptés, de procédures d’accès restreint, ainsi que par une gestion rigoureuse des autorisations internes. L’ensemble du personnel impliqué dans les traitements est sensibilisé aux principes de confidentialité et de protection des données, et formé de manière régulière aux bonnes pratiques en la matière.
Lorsque des données sensibles, notamment médicales, sont traitées, des mesures spécifiques sont mises en place pour garantir un niveau de protection renforcé, conformément aux exigences de la LPD.
Procap Suisse procède par ailleurs à des contrôles périodiques et à des audits internes afin de s’assurer que le niveau de sécurité reste conforme aux standards en vigueur et à l’évolution des risques.
10. Modification de la présente notice
Procap Suisse se réserve le droit de modifier à tout moment la présente notice de protection des données, en particulier en cas d’évolution législative, de modification des traitements effectués ou d’introduction de nouveaux services en lien avec les séjours ou activités encadrées. En cas de modification substantielle affectant les droits des personnes concernées, celles-ci seront informées de manière appropriée, dans la mesure du possible.
Les personnes concernées sont invitées à consulter régulièrement la version en vigueur de la notice, disponible sur le site internet de Procap, afin de se tenir informées de tout changement.
La version actuellement en vigueur a été mise à jour en août 2025.
Cette notice est également disponible en version accessible ou dans d'autres formats sur demande.
