Notice générale de protection des données
Procap Suisse (ci-après aussi : nous ou seulement Procap) attache une grande importance à la protection de vos données personnelles. La présente notice a pour objectif de vous informer de manière claire et transparente sur la manière dont vos données sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre de nos activités. Nous agissons dans le respect des dispositions légales et notamment, de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) ainsi que, lorsque cela s’applique, du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne.
Afin d’alléger la lecture, le masculin est utilisé dans ce document pour désigner indifféremment les personnes de tout genre. Cette rédaction inclut naturellement les formes féminines et non binaires, conformément aux principes d’égalité de traitement en vigueur au sein de Procap Suisse.
Table des matières notice générale de protection des données
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement de vos données personnelles est l’association Procap Suisse, dont le siège est situé à Frohburgstrasse 4, 4600 Olten.
En fonction du traitement concerné, d’autres entités « Procap » (notamment les sections régionales, les groupes sportifs autonomes et les centres de conseils en assurances sociales) peuvent également agir en tant que responsables conjoints ou indépendants du traitement.
En cas de responsabilité conjointe, les rôles respectifs de chaque entité sont définis conformément à l’art. 7 LPD, et les personnes concernées peuvent faire valoir leurs droits indistinctement auprès de l’une ou l’autre des entités.
Une liste actualisée de ces entités peut être obtenue sur demande ou consultée dans les documents internes de Procap. Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez nous contacter à l’adresse : info@procap.ch ou au +41 (0)32 322 84 86.
2. Personnes concernées
Nous traitons les données personnelles de toutes les personnes avec lesquelles Procap est en relation dans le cadre de ses missions : cela inclut notamment les membres de l’association, les bénéficiaires de prestations sociales, d’activités sportives ou de séjours encadrés, les donateurs, les sponsors, les partenaires contractuels, les prestataires, les visiteurs de nos événements, ainsi que les utilisateurs de nos sites web et services en ligne.
Certaines catégories de données peuvent concerner des personnes particulièrement vulnérables, comme les personnes en situation de handicap ou les mineurs, ce qui implique un niveau de protection renforcé de notre part.
3. Finalités du traitement
Les données personnelles que nous collectons sont traitées afin d’assurer le bon fonctionnement des activités sociales, associatives et institutionnelles de Procap Suisse. Elles sont nécessaires, entre autres, pour gérer les inscriptions, participations et accompagnements proposés dans le cadre de séjours encadrés, de formations, d’activités sportives, de conseils spécialisés ou de prestations éducatives destinées aux personnes en situation de handicap.
Elles sont également utilisées pour assurer la gestion contractuelle, financière et comptable des relations avec les membres, les donateurs, les partenaires et les bénéficiaires, y compris le traitement des paiements, la tenue des comptes et le respect des obligations fiscales ou réglementaires.
Des données personnelles sont également traitées dans le cadre de la gestion des ressources humaines, incluant le recrutement, l’administration du personnel, les évaluations de performance, ainsi que le respect des obligations en matière de droit du travail, d’assurances sociales ou de santé au travail.
Lorsque cela s’avère nécessaire, nous traitons également des données dans le cadre de mandats juridiques, de médiations, ou de procédures visant à protéger les droits des personnes accompagnées, notamment en lien avec des partenaires institutionnels ou des autorités et assurances sociales.
Enfin, les données sont utilisées pour garantir la sécurité de nos systèmes d’information, pour organiser notre communication institutionnelle (newsletters, événements, rapports), et pour soutenir les objectifs statutaires de l’association.
4. Bases légales du traitement
Le traitement de vos données repose sur différentes bases légales, selon la finalité poursuivie. Il peut s’agir de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, du respect d’une obligation légale, de l’intérêt légitime de Procap à mener ses activités de manière efficace, ou de votre consentement lorsque celui-ci est requis, notamment pour des communications électroniques (p. ex. newsletters) ou pour l'utilisation de cookies sur nos sites web.
Lorsque cela est nécessaire, notamment dans le cadre du traitement de données sensibles (état de santé, mesures d’accompagnement, données sociales), nous recueillons votre consentement explicite conformément aux exigences de la LPD (art. 6 al. 7) ou du RGPD (art. 6 et 9) lorsque ceux-ci s’appliquent.
5. Destinataires des données
L’accès à vos données personnelles est strictement limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions professionnelles. Cela concerne principalement les collaborateurs internes de Procap.
Certaines données peuvent toutefois également être transmises à des prestataires externes agissant pour notre compte, tels que des fournisseurs informatiques, des prestataires administratifs ou des sous-traitants spécialisés. Ces prestataires sont contractuellement tenus de respecter un niveau de protection des données équivalent à celui exigé par la législation suisse. Ils s’engagent en outre à garantir la sécurité, la confidentialité et la proportionnalité des traitements qui leur sont confiés.
Procap met en œuvre des contrôles réguliers afin de s’assurer du respect de ces engagements.
En aucun cas, les données personnelles ne sont revendues, échangées ou utilisées à des fins commerciales par Procap ou ses partenaires.
6. Durée de conservation
Procap conserve les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou aussi longtemps qu'une obligation légale de conservation l'exige.
Les données contractuelles, financières et administratives sont en principe conservées pendant dix ans, conformément aux prescriptions du droit fiscal et du droit commercial. Les données liées à des projets sociaux, éducatifs ou associatifs peuvent être conservées pour une durée limitée après la fin du projet, notamment à des fins d’évaluation, de traçabilité ou de documentation institutionnelle.
Lorsqu’il s’agit de données sensibles, notamment en lien avec l’état de santé ou la situation sociale des personnes concernées, leur conservation est strictement limitée à la durée nécessaire à l’accompagnement individuel. Une fois la finalité atteinte, ces données sont supprimées ou anonymisées selon des procédures de sécurité éprouvées.
En cas de doute sur la durée applicable, Procap applique le principe de proportionnalité et procède à une évaluation régulière de la nécessité de conserver les données concernées.
7. Transmission à l’étranger
Dans le cadre de certaines activités, notamment l’utilisation de services numériques (comme des plateformes cloud, des outils collaboratifs ou des solutions de communication), Procap peut être amenée à transférer des données personnelles vers des pays situés en dehors de la Suisse. En principe toutefois, les clouds utilisés se trouvent toujours en Suisse.
Ces transferts s’effectuent en priorité vers des États dont le niveau de protection des données est reconnu comme adéquat par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), conformément à l’annexe 1 de l’Ordonnance sur la LPD. Lorsque les données sont transférées vers des pays tiers ne disposant pas d’une telle reconnaissance, Procap met en œuvre des garanties appropriées, notamment par la conclusion de clauses contractuelles types (Standard Contractual Clauses – SCC) validées par le PFPDT et, le cas échéant, par la Commission européenne.
Dans certaines situations, une analyse d’impact du transfert (Transfer Impact Assessment – TIA) peut être réalisée afin d’évaluer les risques juridiques et techniques liés au pays de destination.
Vous pouvez obtenir des informations complémentaires sur ces garanties ou demander une copie des clauses contractuelles types en vigueur à l’adresse : info@procap.ch.
8. Vos droits
Conformément à la LPD et au RGPD, vous disposez de plusieurs droits concernant vos données personnelles. Vous pouvez notamment demander l’accès à vos données, leur rectification en cas d’erreur, leur suppression lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, ou encore vous opposer à certains traitements ou retirer un consentement donné. Pour exercer vos droits, il vous suffit de nous contacter à l’adresse suivante : info@procap.ch.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez également la possibilité de contacter le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) via le site : www.edoeb.admin.ch Ouverture du lien dans une nouvelle fenêtre..
9. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles que nous traitons. Ces mesures incluent notamment le chiffrement des communications électroniques, la mise en place de sauvegardes régulières, la gestion différenciée des droits d’accès, des audits internes de sécurité, ainsi que des formations régulières de sensibilisation à la protection des données.
L’ensemble du personnel est régulièrement sensibilisé aux bonnes pratiques de protection des données et formé aux obligations en matière de confidentialité, dans le cadre d’un programme de conformité interne.
10. Mise à jour de cette notice
Nous nous réservons le droit de modifier cette notice en fonction de l’évolution de la législation ou de nos pratiques internes.
La présente version a été mise à jour en août 2025.
