Datenschutzerklärung – Reisen
Procap Schweiz organisiert Reisen, Aufenthalte, Veranstaltungen und Aktivitäten für Menschen mit Behinderung. Im Rahmen dieser Tätigkeit müssen personenbezogene Daten – darunter auch sensible Daten – erhoben, verarbeitet und in bestimmten Fällen an Dritte weitergegeben werden. Diese Erklärung soll die Teilnehmenden, ihre gesetzlichen Vertreter und Begleitpersonen transparent darüber informieren, wie ihre Daten gemäss dem seit dem 1. September 2023 geltenden Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) verarbeitet werden.
Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten in den Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union fällt – beispielsweise im Rahmen von Aufenthalten von Personen mit Wohnsitz in der EU oder bei der Zusammenarbeit mit europäischen Dienstleistern –, wendet Procap Schweiz ebenfalls die Grundsätze und Anforderungen der DSGVO an, soweit diese anwendbar sind.
Diese spezifische Erklärung ergänzt die verschiedenen Datenschutzerklärungen von Procap Schweiz (verfügbar auf der Website: procap.ch oder auf Anfrage) sowie die Datenschutzerklärung für Mitarbeitende von Procap Suisse.
Um die Lesbarkeit zu erleichtern, wird in diesem Dokument die männliche Form verwendet, um Personen jeden Geschlechts gleichermassen zu bezeichnen. Diese Formulierung umfasst natürlich auch weibliche und nicht-binäre Formen, gemäss den bei Procap Schweiz geltenden Grundsätzen der Gleichbehandlung.
Inhaltsverzeichnis Datenschutzerklärung – Procap Reisen
- 1. Verantwortlicher für die Verarbeitung
- 2. Kategorien der verarbeiteten Daten
- 3. Zweck der Verarbeitung
- 4. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung
- 5. Empfänger der Daten
- 6. Datenübermittlung ins Ausland
- 7. Aufbewahrungsdauer
- 8. Rechte der betroffenen Personen
- 9. Datensicherheit
- 10. Änderung dieser Erklärung
1. Verantwortlicher für die Verarbeitung
Verantwortlich für die Verarbeitung der im Rahmen der von Procap Schweiz organisierten Aufenthalte, Reisen oder Aktivitäten erhobenen personenbezogenen Daten ist der Verein Procap Schweiz (nachfolgend auch: wir) mit Sitz in der Frohburgstrasse 4, 4600 Olten. Die Kontaktadresse für alle Fragen zum Datenschutz lautet: info@procap.ch.
In bestimmten Fällen können auch die regionalen Sektionen und autonomen Sportgruppen als gemeinsame oder unabhängige Verantwortliche für die Datenverarbeitung auftreten, insbesondere wenn sie die Organisation oder direkte Koordination bestimmter Aktivitäten übernehmen. In diesem Fall wird dies bei der Anmeldung oder während der Veranstaltung transparent kommuniziert.
2. Kategorien der verarbeiteten Daten
Im Rahmen der Organisation von Aufenthalten, Reisen oder betreuten Aktivitäten verarbeitet Procap Schweiz nur die personenbezogenen Daten, die für die Vorbereitung, Betreuung, Sicherheit und administrative Verwaltung der Teilnehmer erforderlich sind. Diese Daten können Identifikationsdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum), Kontaktdaten (Adresse, Telefon, E-Mail), organisatorische Daten (Reisevorlieben, Unterkunft, Begleitbedarf) sowie vertragliche oder finanzielle Informationen (Rechnungsstellung, Versicherung, Rückerstattung) umfassen.
Wenn dies erforderlich ist, um eine auf die besondere Situation des Teilnehmers abgestimmte Begleitung zu gewährleisten, kann Procap Schweiz auch sensible Daten verarbeiten, wie z. B. medizinische Informationen (Gesundheitszustand, laufende Behandlungen, Allergien, Ernährungseinschränkungen), funktionelle Einschränkungen oder besondere Bedürfnisse in Bezug auf Mobilität, Selbstständigkeit oder Pflege. Diese Daten werden mit Zustimmung der betroffenen Person (oder ihres gesetzlichen Vertreters) unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismässigkeit und nur dann erhoben, wenn ihre Verarbeitung für den reibungslosen Ablauf der Aktivität unerlässlich ist.
Schliesslich können im Rahmen der logistischen oder rechtlichen Organisation auch bestimmte Verwaltungsdaten erhoben werden, insbesondere die Kontaktdaten von Betreuern, gesetzlichen Vertretern oder Begleitpersonen.
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3. Zweck der Verarbeitung
Personenbezogene Daten werden für zuvor festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke in Übereinstimmung mit den Grundsätzen des DSG erhoben und verarbeitet. Sie werden von Procap Schweiz ausschliesslich zum Zweck der Organisation, Verwaltung und Durchführung von Aufenthalten, Reisen, Veranstaltungen oder Aktivitäten für Menschen mit Behinderungen erhoben und verarbeitet. Dazu gehören die logistische Vorbereitung der Reisen, die Buchung von Unterkünften, die Organisation von Mahlzeiten, eventuellen Pflegeleistungen und geeigneten Aktivitäten sowie die Verwaltung von Anmeldungen, Begleitpersonen und die administrative oder finanzielle Nachbereitung.
Die Verarbeitung medizinischer oder sozialer Daten erfolgt ausschliesslich, um die Organisation von Reisebedingungen zu ermöglichen, die an die Situation des Teilnehmers angepasst sind, seine Sicherheit und sein Wohlbefinden zu gewährleisten und eine seinen spezifischen Bedürfnissen entsprechende Begleitung sicherzustellen. Diese Informationen ermöglichen es insbesondere, Mobilitätshilfen, Ernährungsweisen, medizinische Behandlungen oder auch die erforderliche individuelle Betreuung zu planen.
Wenn bestimmte Daten über Online-Formulare erhoben werden (z. B. für Reiseanmeldungen), gelten ebenfalls die in der Datenschutzerklärung Website & Cookies von Procap Schweiz beschriebenen Grundsätze.
Schliesslich können bestimmte Daten unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismässigkeit auch für interne Kommunikationszwecke (Tätigkeitsberichte, Statistiken, Bewertungen), für die institutionelle Dokumentation oder für die Bearbeitung von Streitfällen verwendet werden.
4. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung
Die Datenverarbeitung im Rahmen von Reisen, Aufenthalten oder betreuten Aktivitäten stützt sich auf mehrere im DSG vorgesehene Rechtsgrundlagen. In erster Linie ist sie durch die Notwendigkeit gerechtfertigt, die vereinbarten Leistungen gemäss Artikel 31 Abs. 2 lit. a DSG zu erbringen, insbesondere wenn sich ein Teilnehmer für eine von Procap Schweiz angebotene Aktivität anmeldet.
Wenn die Verarbeitung sensible Daten betrifft – insbesondere Gesundheitsdaten –, beruht sie entweder auf der ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person oder ihres gesetzlichen Vertreters (Art. 6 Abs. 7 DSG) oder auf einem überwiegenden öffentlichen oder privaten Interesse, insbesondere wenn dies zur Gewährleistung der Sicherheit, Gesundheit oder die angemessene Betreuung eines Teilnehmers während der Aktivität gewährleistet werden muss (Art. 31 Abs. 2 Bst. a und b DSG).
In bestimmten Fällen können auch gesetzliche oder vertragliche Verpflichtungen die Erhebung und Speicherung von Daten rechtfertigen, insbesondere im Zusammenhang mit Versicherungen, Buchführungspflichten oder der Sicherheit der Teilnehmenden.
Alle diese Rechtsgrundlagen sind gemäss Artikel 12 DSG ordnungsgemäss im Verzeichnis der Verarbeitungsaktivitäten von Procap Schweiz dokumentiert.
In jedem Fall stellt Procap Schweiz sicher, dass jede Verarbeitung auf einer klaren und dokumentierten Rechtsgrundlage erfolgt, unter Einhaltung des in Artikel 19 DSG vorgesehenen Grundsatzes der Transparenz.
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5. Empfänger der Daten
Der Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Rahmen der von Procap Schweiz organisierten Aufenthalte und Aktivitäten erhoben werden, ist streng auf diejenigen Personen beschränkt, die diese zur Ausübung ihrer Aufgaben benötigen. Dies betrifft in erster Linie interne Mitarbeiter von Procap, die mit der Organisation, Planung, Betreuung oder administrativen Abwicklung der Reisen betraut sind.
In bestimmten Fällen können Daten an externe Dienstleister weitergegeben werden, die im Auftrag von Procap Schweiz tätig sind, wie z. B. Reisebüros, Transportunternehmen, Beherbergungsbetriebe, medizinische Dienstleister, Versicherer oder beauftragte Begleitpersonen. Diese Dritten haben nur Zugang zu den Informationen, die für die Erfüllung ihrer Aufgaben unbedingt erforderlich sind, und sind vertraglich verpflichtet, Vertraulichkeits- und Sicherheitsverpflichtungen einzuhalten, die denen des DSG entsprechen.
Wenn Behörden, Gesundheitseinrichtungen oder institutionelle Partner aus Gründen der Sicherheit, des Sozialrechts oder der Rechtshilfe informiert werden müssen, werden die Daten gemäss den gesetzlichen Bestimmungen weitergegeben, wobei darauf geachtet wird, dass die Informationen auf das unbedingt Notwendige beschränkt bleiben.
In keinem Fall werden personenbezogene Daten von Procap Schweiz weitergegeben oder vermarktet.
6. Datenübermittlung ins Ausland
In bestimmten Fällen, insbesondere bei Auslandsreisen oder bei der Nutzung digitaler Dienste (Online-Reservierungen, Cloud-Tools, Kommunikationsplattformen), können bestimmte personenbezogene Daten an Dienstleister oder Partner ausserhalb der Schweiz übermittelt werden.
Wenn diese Übermittlungen in ein Land erfolgen, das vom Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten (EDSB) als Land mit einem angemessenen Schutzniveau anerkannt ist, werden sie unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften frei durchgeführt.
Wenn Daten in ein Land übertragen werden müssen, das nicht auf der Liste der Staaten mit einem angemessenen Schutzniveau steht, setzt Procap Schweiz geeignete vertragliche Garantien ein, insbesondere durch die Verwendung der vom EDÖB anerkannten Standardvertragsklauseln (SCC). Bei Bedarf wird auch eine Datenschutz-Folgenabschätzung (TIA) durchgeführt, um die mit dieser Übermittlung verbundenen Restrisiken zu bewerten. Unterliegt die Übermittlung auch der DSGVO, werden auch die Anforderungen von Kapitel V der DSGVO berücksichtigt, insbesondere in Bezug auf zusätzliche Garantien und Folgenabschätzungen.
In jedem Fall sorgt Procap Schweiz dafür, dass die Sicherheit, Vertraulichkeit und Integrität der Daten unabhängig vom Ort der Verarbeitung gewährleistet sind.
7. Aufbewahrungsdauer
Die im Rahmen von Aufenthalten, Reisen oder betreuten Aktivitäten erhobenen personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, oder so lange, wie es eine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung vorschreibt.
Daten zur logistischen Organisation, zur Anmeldung, zur Unterbringung, zu Reisen oder zur Rechnungsstellung werden grundsätzlich gemäss den Anforderungen des Steuer- und Rechnungslegungsrechts für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt.
Sensible Daten, insbesondere medizinische oder soziale Informationen, die für die individuelle Betreuung erforderlich sind, werden hingegen nur für einen streng begrenzten Zeitraum gespeichert, in der Regel bis zum Ende des Aufenthalts, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur längeren Speicherung oder ein berechtigtes Interesse, insbesondere im Hinblick auf Rückverfolgbarkeit, Sicherheit oder Streitbeilegung. Anschliessend werden diese Daten gemäss sicheren internen Verfahren gelöscht oder anonymisiert.
Procap Schweiz überprüft regelmässig die Notwendigkeit der Datenspeicherung, wobei der Grundsatz der Verhältnismässigkeit angewendet und die Speicherung auf das unbedingt erforderliche Mass beschränkt wird.
8. Rechte der betroffenen Personen
Jede Person, die an einer von Procap Schweiz organisierten Reise oder Aktivität teilnimmt, verfügt über die durch das DSG garantierten Rechte. Sie kann jederzeit Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, wie z. B. die Art der erhobenen Daten, die verfolgten Zwecke, die möglichen Empfänger oder die Dauer der Speicherung. Sie hat auch das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen, bestimmten ungerechtfertigten Verarbeitungen zu widersprechen oder in bestimmten Fällen die Löschung ihrer Daten zu verlangen, wenn diese nicht mehr benötigt werden oder unrechtmässig verarbeitet werden.
Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht – insbesondere bei sensiblen Daten –, kann diese jederzeit widerrufen werden. Dieser Widerruf hat jedoch keinen Einfluss auf die Rechtmässigkeit der vor diesem Widerruf durchgeführten Verarbeitungen.
Die betroffenen Personen können diese Rechte ausüben, indem sie einen Antrag an Procap Schweiz per Post an Frohburgstrasse 4, 4600 Olten, oder per E-Mail an info@procap.ch richten. Procap Schweiz verpflichtet sich, jeden Antrag vertraulich und so schnell wie möglich zu bearbeiten.
Bei Uneinigkeit oder wenn die Person der Ansicht ist, dass ihre Rechte nicht gewahrt wurden, kann sie sich auch an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden, nämlich den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) mit Sitz am Feldeggweg 1, 3003 Bern, dessen Informationen auf der Website verfügbar sind: edoeb.admin.ch Link öffnet in neuem Fenster..
9. Datensicherheit
Procap Schweiz ergreift geeignete technische und organisatorische Massnahmen, um die Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit der im Rahmen seiner Reisen und betreuten Aktivitäten verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Diese Massnahmen zielen darauf ab, jeden unbefugten Zugriff, jeden versehentlichen Verlust, jede unerwünschte Änderung oder jede missbräuchliche Weitergabe von Daten zu verhindern.
Konkret werden die Daten durch geeignete IT-Sicherheitssysteme, Verfahren mit eingeschränktem Zugriff sowie eine strenge interne Berechtigungsverwaltung geschützt. Alle an der Datenverarbeitung beteiligten Mitarbeitenden sind für die Grundsätze der Vertraulichkeit und des Datenschutzes sensibilisiert und werden regelmässig in bewährten Verfahren in diesem Bereich geschult.
Bei der Verarbeitung sensibler Daten, insbesondere medizinischer Daten, werden spezifische Massnahmen getroffen, um ein erhöhtes Schutzniveau gemäss den Anforderungen des DSG zu gewährleisten.
Procap Schweiz führt darüber hinaus regelmässige Kontrollen und interne Audits durch, um sicherzustellen, dass das Sicherheitsniveau den geltenden Standards und der Entwicklung der Risiken entspricht.
10. Änderung dieser Erklärung
Procap Schweiz behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern, insbesondere im Falle von Gesetzesänderungen, Änderungen der Datenverarbeitung oder der Einführung neuer Dienstleistungen im Zusammenhang mit Aufenthalten oder betreuten Aktivitäten. Im Falle einer wesentlichen Änderung, die die Rechte der betroffenen Personen beeinträchtigt, werden diese, soweit möglich, in geeigneter Weise informiert.
Die betroffenen Personen werden gebeten, die aktuelle Fassung der Erklärung, die auf der Website von Procap verfügbar ist, regelmässig zu konsultieren, um sich über etwaige Änderungen zu informieren.
Die derzeit gültige Fassung wurde im August 2025 aktualisiert.
Diese Erklärung ist auf Anfrage auch in barrierefreier Form oder in anderen Formaten erhältlich.
