Allgemeine Datenschutzerklärung
Procap Schweiz (nachfolgend auch: wir oder nur Procap) legt grossen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Mit dieser Erklärung möchten wir Sie klar und transparent darüber informieren, wie Ihre Daten im Rahmen unserer Aktivitäten erhoben, verwendet, gespeichert und geschützt werden. Wir handeln in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) sowie, soweit anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union.
Um die Lesbarkeit zu erleichtern, wird in diesem Dokument die männliche Form verwendet, um Personen jeden Geschlechts gleichermassen zu bezeichnen. Diese Formulierung umfasst natürlich auch weibliche und nicht-binäre Formen, gemäss den bei Procap Schweiz geltenden Grundsätzen der Gleichbehandlung.
Inhaltsverzeichnis allgemeine Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher für die Verarbeitung
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der Verein Procap Schweiz mit Sitz in der Frohburgstrasse 4, 4600 Olten.
Je nach Art der Verarbeitung können auch andere «Procap»-Einheiten (insbesondere Regionalverbände, autonome Sportgruppen und Sozialversicherungsberatungsstellen) als gemeinsame oder unabhängige Verantwortliche für die Verarbeitung fungieren.
Im Falle einer gemeinsamen Verantwortlichkeit werden die jeweiligen Rollen jeder Organisation gemäss Art. 7 DSG festgelegt, und die betroffenen Personen können ihre Rechte unterschiedslos bei jeder der Organisationen geltend machen.
Eine aktuelle Liste dieser Stellen kann auf Anfrage angefordert oder in den internen Dokumenten von Procap eingesehen werden. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie uns unter info@procap.ch oder +41 (0)62 206 88 88 kontaktieren.
2. Betroffene Personen
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten aller Personen, mit denen Procap im Rahmen seiner Aufgaben in Verbindung steht: Dazu gehören insbesondere die Mitglieder des Vereins, die Begünstigten von Sozialleistungen, Sportaktivitäten oder betreuten Aufenthalten, Spender, Sponsoren, Vertragspartner, Dienstleister, Besucher unserer Veranstaltungen sowie die Nutzer unserer Websites und Online-Dienste.
Bestimmte Datenkategorien können besonders schutzbedürftige Personen betreffen, wie Menschen mit Behinderung oder Minderjährige, was ein erhöhtes Schutzniveau unsererseits erfordert.
3. Zweck der Verarbeitung
Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um den reibungslosen Ablauf der sozialen, assoziativen und institutionellen Aktivitäten von Procap Schweiz zu gewährleisten. Sie sind unter anderem erforderlich, um Anmeldungen, Teilnahmen und Begleitungen im Rahmen von betreuten Aufenthalten, Schulungen, sportlichen Aktivitäten, Fachberatungen oder Bildungsleistungen für Menschen mit Behinderungen zu verwalten.
Sie werden auch für die vertragliche, finanzielle und buchhalterische Verwaltung der Beziehungen zu Mitgliedern, Spendern, Partnern und Begünstigten verwendet, einschliesslich der Zahlungsabwicklung, der Buchführung und der Einhaltung steuerlicher oder gesetzlicher Verpflichtungen.
Personenbezogene Daten werden auch im Rahmen der Personalverwaltung verarbeitet, einschliesslich der Personalbeschaffung, der Personalverwaltung, der Leistungsbewertung sowie der Einhaltung von Verpflichtungen im Bereich des Arbeitsrechts, der Sozialversicherung oder der Gesundheit am Arbeitsplatz.
Bei Bedarf verarbeiten wir Daten auch im Rahmen von Rechtsmandaten, Mediationen oder Verfahren zum Schutz der Rechte der betreuten Personen, insbesondere in Verbindung mit institutionellen Partnern oder Behörden und Sozialversicherungen.
Schliesslich werden die Daten verwendet, um die Sicherheit unserer Informationssysteme zu gewährleisten, unsere institutionelle Kommunikation (Newsletter, Veranstaltungen, Berichte) zu organisieren und die satzungsmässigen Ziele des Vereins zu unterstützen.
4. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer Daten basiert je nach Verwendungszweck auf verschiedenen Rechtsgrundlagen. Dabei kann es sich um die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Massnahmen, die Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung, das berechtigte Interesse von Procap an einer effizienten Durchführung seiner Tätigkeiten oder Ihre Einwilligung handeln, wenn diese erforderlich ist, insbesondere für die elektronische Kommunikation (z. B. Newsletter) oder für die Verwendung von Cookies auf unseren Websites.
Wenn dies erforderlich ist, insbesondere im Zusammenhang mit der Verarbeitung sensibler Daten (Gesundheitszustand, Begleitmassnahmen, Sozialdaten), holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäss den Anforderungen des DSG (Art. 6 Abs. 7) oder der DSGVO (Art. 6 und 9) ein, sofern diese anwendbar sind.
5. Empfänger der Daten
Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten ist streng auf diejenigen Personen beschränkt, die diese im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit benötigen. Dies betrifft in erster Linie interne Mitarbeitende von Procap.
Bestimmte Daten können jedoch auch an externe Dienstleister weitergegeben werden, die in unserem Auftrag tätig sind, wie z. B. IT-Anbieter, Verwaltungsdienstleister oder spezialisierte Subunternehmer. Diese Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, ein Datenschutzniveau einzuhalten, das dem in der Schweizer Gesetzgebung geforderten entspricht. Darüber hinaus verpflichten sie sich, die Sicherheit, Vertraulichkeit und Verhältnismässigkeit der ihnen anvertrauten Verarbeitungen zu gewährleisten.
Procap führt regelmässige Kontrollen durch, um die Einhaltung dieser Verpflichtungen sicherzustellen.
In keinem Fall werden personenbezogene Daten von Procap oder seinen Partnern weiterverkauft, ausgetauscht oder für kommerzielle Zwecke verwendet.
6. Aufbewahrungsdauer
Procap speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, oder solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht dies vorschreibt.
Vertragliche, finanzielle und administrative Daten werden grundsätzlich gemäss den Vorschriften des Steuer- und Handelsrechts zehn Jahre lang aufbewahrt. Daten im Zusammenhang mit sozialen, bildungsbezogenen oder vereinsbezogenen Projekten können nach Abschluss des Projekts für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt werden, insbesondere zu Bewertungs-, Rückverfolgbarkeits- oder Dokumentationszwecken.
Bei sensiblen Daten, insbesondere im Zusammenhang mit dem Gesundheitszustand oder der sozialen Situation der betroffenen Personen, ist deren Aufbewahrung streng auf den für die individuelle Betreuung erforderlichen Zeitraum beschränkt. Sobald der Zweck erreicht ist, werden diese Daten nach bewährten Sicherheitsverfahren gelöscht oder anonymisiert.
Bei Zweifeln hinsichtlich der geltenden Aufbewahrungsfrist wendet Procap den Grundsatz der Verhältnismässigkeit an und überprüft regelmässig die Notwendigkeit der Aufbewahrung der betreffenden Daten.
7. Übermittlung ins Ausland
Im Rahmen bestimmter Aktivitäten, insbesondere der Nutzung digitaler Dienste (wie Cloud-Plattformen, Tools für die Zusammenarbeit oder Kommunikationslösungen), kann Procap veranlasst sein, personenbezogene Daten in Länder ausserhalb der Schweiz zu übermitteln. Grundsätzlich befinden sich die verwendeten Clouds jedoch immer in der Schweiz.
Diese Übermittlungen erfolgen vorrangig in Staaten, deren Datenschutzniveau vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) gemäss Anhang 1 der Verordnung zum DSG als angemessen anerkannt ist. Bei Datenübermittlungen in Drittländer, die nicht über eine solche Anerkennung verfügen, setzt Procap geeignete Garantien um, insbesondere durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses – SCC), die vom EDÖB und gegebenenfalls von der Europäischen Kommission genehmigt wurden.
In bestimmten Situationen kann eine Übermittlungsfolgenabschätzung (Transfer Impact Assessment – TIA) durchgeführt werden, um die rechtlichen und technischen Risiken im Zusammenhang mit dem Bestimmungsland zu bewerten.
Weitere Informationen zu diesen Garantien oder eine Kopie der geltenden Standardvertragsklauseln erhalten Sie unter: info@procap.ch .
8. Ihre Rechte
Gemäss dem DSG und der DSGVO haben Sie mehrere Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Sie können insbesondere Zugang zu Ihren Daten verlangen, deren Berichtigung im Falle eines Fehlers, deren Löschung, wenn sie nicht mehr benötigt werden, oder Sie können bestimmten Verarbeitungen widersprechen oder eine erteilte Einwilligung widerrufen. Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns einfach unter folgender Adresse: info@procap.ch .
Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Rechte nicht gewahrt werden, haben Sie auch die Möglichkeit, sich über die Website www.edoeb.admin.ch Link öffnet in neuem Fenster. an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu wenden.
9. Datensicherheit
Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Massnahmen, um die Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Zu diesen Massnahmen gehören insbesondere die Verschlüsselung der elektronischen Kommunikation, die Einrichtung regelmässiger Backups, die differenzierte Verwaltung von Zugriffsrechten, interne Sicherheitsaudits sowie regelmässige Schulungen zur Sensibilisierung für den Datenschutz.
Alle Mitarbeiter werden im Rahmen eines internen Compliance-Programms regelmässig für bewährte Datenschutzpraktiken sensibilisiert und in Bezug auf die Vertraulichkeitsverpflichtungen geschult.
10. Aktualisierung dieser Erklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Erklärung entsprechend der Entwicklung der Gesetzgebung oder unserer internen Praktiken zu ändern.
Die vorliegende Version wurde im August 2025 aktualisiert.
